摘要：檢察機(jī)關(guān)檔案數(shù)字化主要是指將檢察訴訟檔案數(shù)字化，通過(guò)數(shù)字化掃描和在線(xiàn)接收形式，把檢察機(jī)關(guān)各類(lèi)實(shí)體檔案信息，利用計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)，轉(zhuǎn)化為數(shù)字化檔案信息。本文結(jié)合D縣檢察院實(shí)際情況，通過(guò)分析研究、比對(duì)提煉檔案數(shù)字化進(jìn)程中的影響要素，提出基層檢察機(jī)關(guān)檔案數(shù)字化高質(zhì)量發(fā)展優(yōu)化路徑。

關(guān)鍵詞：檔案；檔案數(shù)字化；檢察機(jī)關(guān)

一、檔案數(shù)字化包含的內(nèi)容

檢察訴訟檔案是指各級(jí)人民檢察院在依法辦理案件過(guò)程中形成的具有保存價(jià)值的各種形式和載體的歷史記錄。其中，所有檔案都必須嚴(yán)格按照卷宗規(guī)則執(zhí)行，由于性質(zhì)不同，將其分為從民事到刑事等多種類(lèi)型。這些檔案客觀地反映了檢察機(jī)關(guān)的全部活動(dòng)，這些材料是訴訟程序和最后審判的基礎(chǔ)，為法庭提供了信息來(lái)源，并為法庭保留了證據(jù)。檔案數(shù)字化是檔案信息資源創(chuàng)建的重要組成部分，對(duì)檢察機(jī)關(guān)來(lái)說(shuō)，數(shù)字檔案是最終格式。保護(hù)各種數(shù)據(jù)，建立全文數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)智能管理，利用軟件技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)真正滿(mǎn)足安全需求，實(shí)現(xiàn)資源共享、存檔。

二、新時(shí)代檢察機(jī)關(guān)檔案數(shù)字化中存在的問(wèn)題

（一）檔案數(shù)字化外包公司專(zhuān)業(yè)性不強(qiáng)

檔案數(shù)字化外包公司屬于新興產(chǎn)業(yè)公司，在業(yè)務(wù)拓展、資源管理方面缺乏經(jīng)驗(yàn)，在進(jìn)行數(shù)字化處理的過(guò)程中，存在頻繁返工現(xiàn)象，公司專(zhuān)業(yè)性不強(qiáng)，嚴(yán)重影響到檢察機(jī)關(guān)正常工作計(jì)劃。

一是數(shù)字外包公司聘請(qǐng)人員專(zhuān)業(yè)素質(zhì)不高。外包加工工作人員大多是從本地聘請(qǐng)一些剛畢業(yè)的大學(xué)生或者待業(yè)青年，沒(méi)有接受過(guò)崗前培訓(xùn)，也沒(méi)有法律或檔案背景。二是外包公司的工作人員更換頻繁，因?yàn)榉N種因素工作交接不到位，降低了數(shù)字化加工的質(zhì)量和效率。三是外包公司針對(duì)員工的法律課程很少，也沒(méi)參與資格考試，缺乏教育和培訓(xùn)，工作人員的技能水平不夠高，不能滿(mǎn)足基層檢察機(jī)關(guān)工作的需要。四是是后期維護(hù)服務(wù)不到位。完成一項(xiàng)檔案數(shù)字化外包工作并不代表外包工作的徹底完成，檢察機(jī)關(guān)在日后應(yīng)用中遇到問(wèn)題，都需要外包公司跟進(jìn)負(fù)責(zé)解決。外包公司承擔(dān)業(yè)務(wù)、咨詢(xún)和系統(tǒng)啟用以及后續(xù)維護(hù)服務(wù)。檔案數(shù)字化工作有其特殊性，需要先進(jìn)的技術(shù)和設(shè)備來(lái)執(zhí)行。實(shí)踐中，D縣檢察院在使用過(guò)程遇到問(wèn)題，應(yīng)將問(wèn)題反饋給外包公司來(lái)解決，但外包公司往往不能很好、及時(shí)的解決。綜合考慮這些因素，當(dāng)前D縣檢察院聘請(qǐng)的外包公司提供的數(shù)字化加工服務(wù)不能滿(mǎn)足基層檢察機(jī)關(guān)的工作需要。

（二）缺乏檔案數(shù)字化建設(shè)專(zhuān)業(yè)人才

優(yōu)秀、專(zhuān)業(yè)的人才隊(duì)伍建設(shè)是提高檢察機(jī)關(guān)檔案數(shù)字化建設(shè)水平的重要渠道。

當(dāng)前基層檢察機(jī)關(guān)檔案數(shù)字化建設(shè)需要一支穩(wěn)定的數(shù)字化加工隊(duì)伍。

依據(jù)2021年2月3日最高人民檢察院第十三屆檢察委員會(huì)第六十一次會(huì)議審議通過(guò)的《人民檢察院訴訟檔案管理辦法》第九條及第七條：檔案部門(mén)負(fù)責(zé)檔案的管理工作，業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)本部門(mén)訴訟檔案的收集、整理與歸檔移交工作?？梢钥闯觯涸V訟檔案應(yīng)當(dāng)由業(yè)務(wù)部門(mén)數(shù)字化加工，且訴訟檔案在移交時(shí)，電子版與紙質(zhì)版應(yīng)當(dāng)一致。但在實(shí)踐中，業(yè)務(wù)部門(mén)根本沒(méi)有時(shí)間做到將電子檔案與紙質(zhì)檔案加工一致的數(shù)字化建設(shè)需要。訴訟檔案以紙質(zhì)形式呈現(xiàn)，且由于紙質(zhì)的脆弱性，在反復(fù)使用過(guò)程中非常容易遭到破壞。D縣檢察院發(fā)現(xiàn)在向業(yè)務(wù)部門(mén)傳輸檔案的過(guò)程中，業(yè)務(wù)部門(mén)工作繁忙，在拆解案卷時(shí)，或在重新裝訂時(shí)，在檔案出庫(kù)和入庫(kù)搬運(yùn)過(guò)程中可能會(huì)對(duì)檔案造成破壞，導(dǎo)致訴訟檔案原貌受損。

D縣檢察院在吸引和培養(yǎng)數(shù)字化領(lǐng)域的管理人才，沒(méi)有準(zhǔn)確和長(zhǎng)遠(yuǎn)的規(guī)劃，影響了數(shù)字化建設(shè)領(lǐng)域高層次人才全面培養(yǎng)的效率。筆者認(rèn)為，可以通過(guò)招聘或者從其他部門(mén)引進(jìn)專(zhuān)業(yè)知識(shí)水平高、工作能力強(qiáng)的人員進(jìn)行專(zhuān)業(yè)技能培訓(xùn)組建一支穩(wěn)定的數(shù)字化加工隊(duì)伍。

（三）檔案數(shù)字化建設(shè)中信息存在安全隱患

在檔案數(shù)字化建設(shè)中，數(shù)據(jù)安全風(fēng)險(xiǎn)主要表現(xiàn)為泄漏和修改的風(fēng)險(xiǎn)。泄露風(fēng)險(xiǎn)是指工作人員利用自有存儲(chǔ)設(shè)備私自獲取信息或利用計(jì)算機(jī)防火墻漏洞泄露案件材料信息。修改風(fēng)險(xiǎn)包括主觀刪除、更改案卷信息或在輸入信息時(shí)無(wú)意識(shí)地更改信息。

D縣檢察院與外包公司建立合作關(guān)系后，將向外包公司提交檔案，外包公司錄入員需要對(duì)每一份檔案進(jìn)行信息輸入以及逐項(xiàng)核對(duì)等操作，必然會(huì)了解卷宗內(nèi)容，掌握其中機(jī)密。如果外包員工缺乏保密意識(shí)，訴訟檔案就存在泄密風(fēng)險(xiǎn)。如果工作人員直接帶走原始文件，導(dǎo)致信息公開(kāi)，容易引發(fā)安全風(fēng)險(xiǎn)。基層檢察機(jī)關(guān)將數(shù)字化檔案外包，如果外包公司對(duì)員工管理不合格，技術(shù)控制不到位，導(dǎo)致訪(fǎng)問(wèn)權(quán)限不受制約，很可能導(dǎo)致信息安全問(wèn)題。

三、新形勢(shì)下完善基層檢察機(jī)關(guān)檔案數(shù)字化對(duì)策

（一）優(yōu)選檔案數(shù)字化外包公司

1.加強(qiáng)外包公司資格審查

外包公司應(yīng)當(dāng)是依法登記注冊(cè)并可以依法承擔(dān)民事責(zé)任的法人，并能夠出示營(yíng)業(yè)執(zhí)照、相關(guān)資質(zhì)和許可證明，外包公司注冊(cè)資金應(yīng)超過(guò)100萬(wàn)元，員工人數(shù)需超過(guò)50人，業(yè)務(wù)范圍有“數(shù)字化加工服務(wù)”。這個(gè)規(guī)模的公司一般有很強(qiáng)的基礎(chǔ)和長(zhǎng)遠(yuǎn)的發(fā)展，今后會(huì)更加注重自身的工作質(zhì)量和售后服務(wù)，在一定程度上能在各方面提供足夠的保障。檢察機(jī)關(guān)在咨詢(xún)外包公司的資格時(shí)，應(yīng)要求對(duì)方提供股權(quán)結(jié)構(gòu)、法定代表人身份和實(shí)際控制人身份的復(fù)印件。還要仔細(xì)研究分包商的設(shè)備，分析其綜合潛力，確定其實(shí)力，并在此基礎(chǔ)上作出選擇。

2.提升外包公司售后服務(wù)

除了要對(duì)外包公司資格審查外，還要綜合考慮外包公司的售后服務(wù)質(zhì)量。項(xiàng)目中、后期提供技術(shù)服務(wù)有兩種方式：項(xiàng)目前期和實(shí)施過(guò)程的技術(shù)服務(wù)、項(xiàng)目完成后售后維護(hù)服務(wù)。服務(wù)形式可包括電話(huà)服務(wù)、現(xiàn)場(chǎng)服務(wù)、遠(yuǎn)程指導(dǎo)等。工程全面驗(yàn)收后，實(shí)行三年免費(fèi)維護(hù)和質(zhì)量保修期。無(wú)論是在質(zhì)量保證期內(nèi)還是在質(zhì)量保證期結(jié)束后，數(shù)字外包公司都有責(zé)任為其所實(shí)施的項(xiàng)目提供24小時(shí)不間斷的技術(shù)支持服務(wù)，以滿(mǎn)足各種需要。免費(fèi)維修期結(jié)束后提供的技術(shù)支持和維修只按成本價(jià)等收取費(fèi)用。

（二）建立檔案數(shù)字化的專(zhuān)業(yè)團(tuán)隊(duì)

1.成立一支穩(wěn)定的、專(zhuān)業(yè)的數(shù)字化加工隊(duì)伍

D縣檢察院必須通過(guò)正規(guī)考試，自主招聘檔案專(zhuān)業(yè)人員，形成一支穩(wěn)定的、專(zhuān)業(yè)的數(shù)字檔案管理隊(duì)伍，為確保數(shù)字化檔案工作穩(wěn)定、長(zhǎng)期發(fā)展提供有力支持。當(dāng)前基層檢察機(jī)關(guān)普遍存在檔案工作移交困難、訴訟檔案材料不全、檔案序列混亂等主要問(wèn)題，這亟待檔案專(zhuān)業(yè)人員解決。數(shù)字化加工隊(duì)伍給基層檢察院帶去的不僅是專(zhuān)業(yè)的檔案知識(shí)、先進(jìn)的管理理念，更有豐富的檔案工作經(jīng)驗(yàn)。但更重要的是將這些知識(shí)轉(zhuǎn)化為實(shí)踐，積極參與檔案數(shù)字化工作，引導(dǎo)檢察院檔案信息化有序發(fā)展。通過(guò)實(shí)際工作，了解訴訟的特點(diǎn)、難點(diǎn)和服務(wù)方向，并在此基礎(chǔ)上建立科學(xué)、高效的訴訟信息系統(tǒng)。該系統(tǒng)便于檢察院的有效利用，也便于公眾查閱訴訟記錄。

2.健全檔案數(shù)字化人才的培養(yǎng)機(jī)制

D縣檢察院高層要認(rèn)真考慮本單位數(shù)字管理人員數(shù)量、知識(shí)結(jié)構(gòu)與數(shù)字檔案建設(shè)要求之間的差距，完善數(shù)字檔案管理人才培養(yǎng)機(jī)制。實(shí)現(xiàn)數(shù)字化，科學(xué)規(guī)劃數(shù)字化管理人才培養(yǎng)的近期和遠(yuǎn)期。

一是拓寬人才培養(yǎng)途徑：對(duì)，現(xiàn)有專(zhuān)職兼職管理團(tuán)隊(duì)進(jìn)行數(shù)字知識(shí)、網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)應(yīng)用、知識(shí)共享等方面的培訓(xùn)，提升單位數(shù)字檔案建設(shè)綜合能力；通過(guò)專(zhuān)業(yè)機(jī)構(gòu)或高校進(jìn)行社會(huì)層面的職業(yè)培訓(xùn)或再培訓(xùn)。

二是加強(qiáng)人才的培訓(xùn)方法：針對(duì)現(xiàn)有人才缺乏一定法律專(zhuān)業(yè)知識(shí)、缺乏檔案專(zhuān)業(yè)和信息技術(shù)專(zhuān)業(yè)知識(shí)和技能的現(xiàn)象，D縣檢察機(jī)關(guān)高度重視檔案建設(shè)和信息技術(shù)短板，加強(qiáng)檔案管理和信息技術(shù)專(zhuān)業(yè)的理論知識(shí)儲(chǔ)備，提高這兩個(gè)專(zhuān)業(yè)在數(shù)字檔案方面的實(shí)踐能力，實(shí)現(xiàn)“短期單一型人才、長(zhǎng)期復(fù)合型人才”的效果。

（三）加強(qiáng)檔案數(shù)字化外包交接安全管理

1.訴訟檔案實(shí)體交接的安全管理

在檔案數(shù)字化過(guò)程中，某一環(huán)節(jié)的遺漏會(huì)造成紙質(zhì)檔案的損壞。照《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行，移交檔案時(shí)應(yīng)遵守相關(guān)要求：（1）由庫(kù)房管理員和公司指定的專(zhuān)人共同清點(diǎn)檔案，填寫(xiě)《檔案出入庫(kù)交接表》。檔案交接表，必須用手寫(xiě)簽字確認(rèn)，不得打印、復(fù)制、登記借閱檔案的詳細(xì)資料。（2）嚴(yán)禁強(qiáng)行翻扯檔案，老化紙質(zhì)資料嚴(yán)禁徒手直接接觸，防止資料損壞。（3）查閱檔案時(shí)，要保證保管人員和公司指定人員同時(shí)在場(chǎng)，防止一人使用。（4）將提供的檔案按年代、種類(lèi)、保質(zhì)期放置在檔案處理場(chǎng)所的周轉(zhuǎn)柜或周轉(zhuǎn)通道內(nèi)，并粘貼檔案相關(guān)信息的標(biāo)簽。（5）從檔案到工程周轉(zhuǎn)室必須有倉(cāng)庫(kù)管理員和公司委派的兩人，檔案不得單獨(dú)管理。

2.提升數(shù)字化加工設(shè)備的技術(shù)水平

技術(shù)是影響檔案數(shù)字化外包安全的重要因素，隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)，需要740技術(shù)為檔案數(shù)字化提供保障。數(shù)字外包加工設(shè)備文件可用于數(shù)據(jù)保護(hù)，避免文件信息泄露，內(nèi)部安全可通過(guò)加密、擴(kuò)展訪(fǎng)問(wèn)等技術(shù)進(jìn)行防范。外部安全允許通過(guò)防火墻、防病毒等技術(shù)攔截病毒。

就計(jì)算機(jī)、掃描儀等而言，所有不必要的數(shù)據(jù)輸出設(shè)備或用于數(shù)字文件處理的端口，如光驅(qū)接口、紅外線(xiàn)接口、USB接口、藍(lán)牙接口應(yīng)通過(guò)專(zhuān)業(yè)的技術(shù)手段和物理設(shè)備關(guān)閉，并定期對(duì)關(guān)閉的設(shè)備或端口進(jìn)行檢查是否有使用痕跡；圖像存儲(chǔ)光盤(pán)根據(jù)文件類(lèi)型、年份和保質(zhì)期存儲(chǔ)原始材料圖像，不進(jìn)行密級(jí)分類(lèi)；光盤(pán)應(yīng)確保記錄時(shí)沒(méi)有病毒，數(shù)據(jù)刻錄到光盤(pán)后，必須密封到光盤(pán)中，以后不得添加文件；將數(shù)字文件處理網(wǎng)絡(luò)與其他網(wǎng)絡(luò)隔離，禁止使用無(wú)線(xiàn)網(wǎng)卡、無(wú)線(xiàn)鍵盤(pán)、無(wú)線(xiàn)鼠標(biāo)等設(shè)備。

綜上所述，新時(shí)代基層檢察機(jī)關(guān)檔案業(yè)務(wù)發(fā)展速度不斷加快，并向?qū)I(yè)化及信息化進(jìn)行發(fā)展，而在信息化時(shí)代下，訴訟檔案管理工作所具有的重要地位更是日益凸顯。各基層檢察機(jī)關(guān)應(yīng)該牢牢抓住機(jī)遇，完善檔案管理體系，制定好訴訟檔案管理數(shù)字化建設(shè)長(zhǎng)期性目標(biāo)，確保訴訟檔案數(shù)字化得以真正實(shí)現(xiàn)，在提升基層檢察機(jī)關(guān)審判管理質(zhì)效、實(shí)現(xiàn)社會(huì)稀缺法律資源共享方面發(fā)揮重要作用。

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責(zé)編：張穎

編輯：文曦